Cómo crear tu dashboard

Hoy en día, cualquier negocio necesita información clara y confiable para tomar decisiones acertadas. Un buen gestor, ya sea dueño de una empresa o líder de un área dentro de una organización, debe contar con datos actualizados que le permitan entender lo que está pasando en la operación y reaccionar de manera estratégica. Sin embargo, muchas empresas aún dependen de reportes tradicionales que no siempre reflejan la realidad en tiempo real.

El problema es que sin herramientas adecuadas de medición, los negocios pueden quedarse atrás, tomando decisiones basadas en suposiciones en lugar de datos precisos. Esto puede afectar su rendimiento, su capacidad de adaptación y, en última instancia, su éxito. No importa si se trata de una empresa grande o pequeña, de cualquier giro: contar con información confiable es clave para mejorar la gestión y lograr resultados.

La solución no solo implica incorporar tecnología, sino también cambiar la manera en que se entiende la importancia de los datos en la toma de decisiones. Adaptarse a nuevas formas de medir y analizar la operación es el primer paso para optimizar recursos y mejorar la estrategia del negocio. El reto está en dar ese paso hacia una gestión más eficiente y orientada al crecimiento.

Una de las soluciones clave para enfrentar esta problemática es la implementación de un dashboard o tablero de control integral gerencial. Este recurso permite a los líderes empresariales visualizar información clave sobre la operación en un solo lugar, facilitando la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.

Un dashboard gerencial es una herramienta digital que recopila, procesa y presenta datos relevantes en tiempo real mediante gráficos, indicadores y reportes fáciles de interpretar. Su propósito es brindar una visión clara del rendimiento del negocio, destacando métricas como ventas, costos, eficiencia operativa, satisfacción del cliente y cualquier otro factor crítico para la gestión.

La principal ventaja de un tablero de control es que evita la dependencia de reportes manuales o análisis aislados, proporcionando acceso instantáneo a información actualizada. Además, permite identificar tendencias, detectar áreas de mejora y reaccionar rápidamente ante cualquier cambio o anomalía en la operación. 

Algunas posibles razones por las que no todos los negocios cuentan con un Tablero son:

Falta de cultura de datos Muchas empresas aún toman decisiones basadas en intuición o reportes tradicionales en lugar de datos en tiempo real. Sin una mentalidad centrada en la importancia de la información, la implementación de un dashboard puede no ser prioridad.

Datos desorganizados o dispersos La falta de un sistema de recolección y organización de datos es una barrera común. Si la información clave no está centralizada o es difícil de acceder, diseñar un dashboard que refleje métricas precisas y actualizadas puede ser un desafío.

Costos de implementación Desarrollar un tablero de control profesional puede implicar una inversión inicial en software, personal capacitado y posibles modificaciones en los procesos internos. Para algunas empresas, este costo puede ser un obstáculo.

Resistencia al cambio La adopción de nuevas herramientas de medición a menudo enfrenta barreras internas. Algunos colaboradores pueden estar acostumbrados a métodos tradicionales y mostrar resistencia ante la necesidad de aprender nuevas tecnologías.

Falta de capacitación en análisis de datos No basta con tener un dashboard si los gestores no saben interpretar los datos adecuadamente. Sin formación en análisis de métricas y toma de decisiones basada en información, el tablero podría no generar el impacto esperado.

1. Identificar los indicadores clave:

Un indicador de evaluación es una métrica o parámetro que se utiliza para medir el desempeño y el progreso del negocio en áreas clave.

Determina cuáles son los Indicadores más relevantes para medir en tu negocio. Estos pueden incluir métricas cómo:

- Financieras: como ingresos, costos, utilidad, índice beneficio/costo.

- Operativos: como clientes nuevos, ticket promedio, grado de satisfacción del cliente, cancelaciones, tiempo de entrega o espera.

--Marketing: tasa de conversión de campañas publicitarias, costo
para conseguir nuevos clientes, costo de venta.

Los Indicadores clave deben ser definidos por el líder en el negocio, que sean fácilmente medibles y que cumplan con la función de ser los semáforos para la evaluación de la operación de la empresa.

Consulta las recomendaciones sobre cómo debes de elegir tus Indicadores clave. 

2. Recopila datos:

Reúne todos los datos necesarios para calcular los Indicadores elegidos o diseña la forma en que fluirá la información desde dónde se origina operativamente hasta ese punto, en el que un responsable las verificará y consultará.

Puedes obtener estos datos de fuentes internas, como de tu contabilidad, CRM ó desde los registros de servicios concentrados en hojas de cálculo.

Por ejemplo:

Para los Indicadores de ventas, se necesitaría una fuente de información que tenga registros de las ventas por fechas, importe, forma de pago, productos y/o servicios, nombre de cliente. Con esta información podrás:

• Obtener acumulados de las ventas por año y comparar el % de avance con años anteriores. Úsalos también para comparar por periodos los clientes nuevos, activos, inactivos y servicios más vendidos, etc.

• Define metas realistas de ventas y también para otros indicadores, que sean de referencia para conocer si los resultados están por debajo o por encima de lo esperado. 
  

3. Crea el tablero de control

• Decide qué información se mostrará en tu tablero: elabora un boceto de las secciones y qué indicadores llevarán.
• El siguiente paso es prácticamente crear el tablero de control, de 2 maneras diferentes:

       * En una hoja de cálculo de Excel, en dónde se vacíe la

          información por cada uno de los indicadores. 

       * También se pueden usar plataformas digitales como Looker,                Power BI, Tableau, entre otras.

La siguiente imagen es una muestra de un tablero creado en Excel.

4. Actualiza regularmente y frecuentemente:

Mantén tu tablero actualizado con datos en tiempo real o con frecuencia inmediata. Esto te permitirá tener una visión real actualizada del desempeño del negocio y tomar decisiones basadas en información precisa, veraz y sumamente adecuada.

5. Analiza y evalúa los resultados:

Utiliza el tablero para analizar los resultados e identificar patrones o tendencias. Esto te ayudará a identificar áreas prioritarias de mejora y tomar decisiones informadas para impulsar el crecimiento del negocio, como por ejemplo:

• Retos financieros
• Cambios operativos
• Mejoras estratégicas
• Desarrollo de liderazgo

También se puede formalizar una Junta Gerencial, si el volumen de operación lo exige, invitando a colaboradores altamente participativos, para que enriquezcan el análisis, evaluación y aporten soluciones inmediatas.

Aquí te sugerimos como dar los primeros pasos para  Instalar una Junta Gerencial , para evaluar periódicamente el desempeño del negocio.

Recuerda que un tablero de control efectivo debe ser personalizado según las necesidades del negocio y brindar información relevante. Crear un tablero de control, es una herramienta necesaria para la Dirección General o Líder, un requisito para el Control Gerencial.

Te ofrecemos asesoría GRATUITA en línea para que puedas empezar a desarrollar un panel de control integral adaptado a las necesidades de tu negocio. Con nuestra guía, podrás mejorar la gestión operativa y optimizar procesos de manera efectiva. Aprovecha esta oportunidad y agenda una conexión, para resolver dudas y tratar lo siguiente, si es de tu interés:

• Recibe las recomendaciones y alcances de un dashboard de acuerdo al giro de tu negocio.
• Descubre cómo y cuáles deben las variables o indicadores clave que debes de considerar para la evaluación de tu negocio.

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